保管費用を削る！
不要文書の整理と電子化のススメ

書類の保管は企業に不可欠ですが、それに伴うコストも無視することはできません。倉庫での保管は料金や取り出しの手数料が発生します。さらに、オフィス内での保管では、そのスペースの賃料も考慮にいれる必要があります。このようなコストを見直すことは、企業の経営効率を上げるキーとなります。では、どのような方法でコスト削減が可能でしょうか。

まず手軽に導入できる保管費用の削減策として不要な書類の廃棄があげられます。不要な書類の見極めが必要ですが、保存義務がない古い書類や重複した書類、必要性が薄れたものなどが該当します。これにより保管スペースとその結果生じるコストが抑えられます。

次に挙げられるのが、書類の電子化です。電子化することで廃棄が可能となる書類は、スキャンして電子データ（PDF等）に変換した後は、原本の紙資料を廃棄します。

ただし、電子化するには時間と手間、費用が必要ですが、情報共有の容易さ、検索性の向上、問合せ対応の迅速化など、そのメリットも大きいです。これらのメリットを享受できる書類を対象に電子化するとよいでしょう。

また、長期間にわたって保管し続ける書類については電子化した方が経済的です。保管にかかるコストが電子化の費用を上回る書類については電子化することをおすすめします。

オフィス内での文書保管を減らすことは、オフィススペースの有効利用にも寄与します。省かれたスペースをフレキシブルな作業エリアや個人の作業スペースとして活用することで、快適なオフィス環境を整えることが可能となり、オフィス賃料の削減に加え、働きやすさからくる生産性の向上も期待できます。

保管費用を削減するためには、不要な書類の判断や保管が必要かどうかの確認を行うとともに、適切に電子化することが重要です。保管費用の見直しは、企業の経費削減だけでなく、より良い職場環境作りにもつながります。