ファイルサーバーの整理に取り組み始めた当初は、比較的スムーズに進むことが多いものです。フォルダ階層を見直し、ファイル名のルールを決める。新しく作成する文書については運用ルールも浸透し始め、以前より探しやすくなったと感じる場面も増えてきます。

しかし、整理を進めていくと、次第に手が止まってしまうことがあります。過去に作成された大量のファイルが残っている。担当者によって付け方が異なるファイル名が混在している。どのフォルダに保存すればよいのか判断しにくい資料もある。整理を始める前は、「ルールを決めれば解決する」と考えていたものの、実際には整理しきれないファイルが次々と見つかり、終わりが見えなくなってしまうのです。

こうした状況になると、

と考えてしまうことがあります。しかし、実は整理が進んだからこそ見えてくる課題もあります。

例えば、契約書や見積書のように分類しやすい文書は、フォルダ階層やファイル名のルールと相性が良く、比較的整理しやすい傾向があります。一方で、提案書や打ち合わせ資料、顧客から受領した資料などはどうでしょうか。内容が複数の案件にまたがっていたり、後から利用目的が変わったりすることもあります。作成時点では重要性が分からず、とりあえず保存しているケースも少なくありません。

そのため、こうした文書をすべて同じルールで整理しようとすると、どうしても限界が出てきます。保存する時点では最適だと思った分類でも、後から別の目的で探そうとすると、その分類だけでは見つけにくいことがあるためです。

つまり、「整理が進まない」のではなく、「整理しやすい文書と整理しにくい文書の違いが見えてきた」と捉えることもできるのです。
これは、整理を続けるうえで重要な視点です。すべての文書を同じやり方で整理しようとすると、ルールがどんどん複雑になってしまいます。分類できない例外が現れるたびにフォルダを追加し、運用ルールを増やしていく。すると、今度は利用者がルールを覚えきれなくなり、結果として整理が続かなくなってしまいます。

大切なのは、「すべてを完璧に整理すること」を目標にしないことです。整理を進める中で、整理しやすい文書と整理しにくい文書が見えてきたのであれば、それは失敗ではありません。むしろ、自分たちの業務や文書の特性が見えてきた状態だと言えます。

契約書や見積書など、探す切り口が明確な文書は、これまで整備してきたフォルダ階層やファイル名のルールをそのまま活用できます。一方で、提案書や検討資料などについては、

といった考え方を取り入れることで、無理なく運用できる場合があります。
重要なのは、整理の方法を統一することではなく、文書の特性に応じて考え方を使い分けることです。

フォルダ階層やファイル名の整理は、文書管理のゴールではありません。整理を進める中で感じる違和感や行き詰まりは、整理が失敗しているサインではなく、次に考えるべき論点が見えてきたサインとも言えます。「どの文書は今の整理方法で十分なのか」「どの文書は別の探し方を考えるべきなのか」。この切り分けができるだけでも、今後の整理方針は大きく変わります。

フォルダ階層・ファイル名整理で行き詰まりを感じている方は、一度「すべてを同じ方法で整理しようとしていないか」という視点で見直してみてはいかがでしょうか。関連記事では、整理が進んだ現場で次に浮かび上がりやすい課題や、その考え方について詳しく解説しています。

フォルダ階層やファイル名の整理が進んだ現場で、なぜ行き詰まりが生じるのか。整理しやすい文書と整理しにくい文書をどう捉えるべきかについては、以下の記事で詳しく解説しています。

まずはフォルダ階層やファイル名の付け方から見直したいという方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。検索性向上の基本的な考え方や、整理ルールの作り方について解説しています。

自前でのフォルダ整理だけでは限界を感じている場合は、全文検索や、「日付・種別・部署名」で絞り込める条件検索に加え、フォルダ階層やファイル名の整備まで含めた「探せる仕組みづくり」を検討しませんか。

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