コストだけで選ぶと損?!
スキャニング代行会社選びで失敗しないための注意点

図面や書類などの紙媒体を電子化する際、スキャニング代行会社の選定は重要な過程です。しかし、スキャニングの単価だけを重視して業者を選ぶことは、かえって非効率をまねく大きな落とし穴となりかねません。ここでは、スキャニング代行会社選びで注意すべきポイントと、品質の高いスキャニングデータを納品してもらうためのポイントを紹介します。
 

まず、スキャニングの単価が安い業者に飛びつくことは避けましょう。コストに惹かれるあまり、品質を軽視すると、後々大きな問題を引き起こす可能性があります。低品質なスキャニングサービスでは、スキャニングされた書類のデータが不鮮明であったり、データが欠落していたりすることがあり、結果としてやり直しが発生します。これでは、効率化のために行ったプロジェクトが、逆に時間とコストを無駄にする結果となります。
 

次に、電子化における品質について深く理解することが重要です。品質の高い電子化データとは、書類の原本やその状態を忠実に再現し、検索や閲覧がスムーズに行えるものであることです。これにより、業務プロセスが効率化され、必要な情報を迅速に取得できるようになります。そのため、スキャニング代行会社を選ぶ際には、品質がどのように担保されるか、品質管理の体制などについての詳細を確認することが不可欠です。
 

スキャニング代行会社の品質を見極める方法として、以下のポイントをチェックしましょう：

1. 事前サンプルテスト：検討中の代行会社に試験的なスキャニングを依頼し、事前に品質を評価します。これにより、代行会社の技術力を確認することができます。同じ文書を同じ条件で依頼して比較することで、業者選定の目安として役立ちます。
2. 事例と実績：過去の実績や事例を問い合わせてみて、実績のある事業者かどうかを判断します。
3. 品質の管理体制：品質管理の取り組みや、品質管理のポリシーについて質問し、適切な体制が整っているか確認します。検査をどのように行っているかなどを確認するとよいでしょう。
    

総じて、スキャニング代行会社を選ぶ際には、スキャニングの単価だけでなく、品質についても意識することが重要です。ぜひ、信頼できるスキャニング代行会社を選び、成功する電子化プロジェクトを実現してください。