必要な図面をすぐに見つけるには？図面検索を効率化する仕組みと選び方
製造業では、さまざまな業務で、過去の図面を探す場面があります。一方で、必要な図面を探そうとしても、図番や保管場所、ファイル名が分からず、なかなか見つからないことも珍しくありません。
一口に「図面を探す」といっても、図番が分かっている場合、品名や材質から探したい場合、顧客名や設備名を手掛かりにしたい場合など、状況はさまざまです。
また、図面の形状や、描かれている部品・設備などを手掛かりに探したい場合もあります。
このように、何を手掛かりにするかによって、適した検索の仕組みは異なります。
本記事では、「何を手掛かりに図面を探したいのか」という視点から、図面を探しやすくするための仕組みを整理します。
目的に応じた検索の仕組みを考えるためのポイントをご紹介します。
まずは「何を手掛かりに図面を探したいのか」を整理する
図面を探しやすくするためには、初めに「何を手掛かりに探したいのか」を整理することが大切です。
ここでいう手掛かりとは、図面を絞り込むために利用する情報を指します。
例えば、図番がファイル名に含まれていれば、図番を使ってファイルを探すことができます。
一方で、品名や材質など、図面内には記載されているものの、ファイル名には含まれない情報をもとに探したい場合は、その文字情報を検索に使えるようにする必要があります。
また、顧客名や設備名など、図面そのものには記載されていない情報から探したい場合は、図面に紐づく属性情報が手掛かりになります。
さらに、手元にある図面と似た過去の図面を探したい場合は、図面の形状や特徴を手掛かりにする方法があります。
特定の部品や設備などが描かれた図面を探したい場合は、AIで図面を解析し、認識した情報を検索に利用する方法も考えられます。
主な手掛かりと、それに対応する検索の仕組みを整理すると、次のようになります。
このように、図面検索の方法は一つではありません。何を手掛かりに探すかによって、必要となる検索方法や仕組みも異なります。まずは、「普段、その図面は何を手掛かりに探していることが多いのか」から確認してみましょう。
最初から特定のシステムや技術の導入を考えるのではなく、探したい図面と手掛かりの関係を明確にすることが、必要な検索方法を考えるための第一歩となります。
図番などが分かっているなら、まずはフォルダ・ファイル名から探す
図番などの基本情報を手掛かりに図面を探す場合、その情報がファイル名に含まれていれば、ファイル名から候補を絞り込むことができます。
ファイル名の付け方を統一しておけば、高度な検索システムを導入しなくても、エクスプローラーなどの標準的な検索機能で必要な図面を見つけやすくなります。
まずは、図面を探す手掛かりとなる以下の3点を整理しましょう。
- 図番など、検索に使う情報をファイル名に含める
- ファイル名の命名ルールを決め、表記や記載順をそろえる
- 図面の種類や製品群などに応じてフォルダ構成を整える
図番など、検索に使う情報はファイル名に含めておく必要があります。
例えば、「A-001」「A001」「図番A_001」のように表記がばらばらでは、同じ図番で検索しても候補を絞り込みにくくなります。
そのため、図番や改訂番号など、ファイル名に何をどの順番で記載するかを決めておきます。
検索に利用する情報を一定のルールで管理すれば、誰が見ても同じ条件で図面を探しやすくなります。
一方で、フォルダを細かく分ければ分けるほど探しやすくなる、というわけでもありません。
フォルダ階層を増やしすぎると、保存先の判断が難しくなり、同じ図面が複数の場所に保存される原因になります。
フォルダは現場で判断しやすい単位でまとめ、階層数は多くても3〜4階層程度にとどめておくとよいでしょう。
ファイル名やフォルダ構成を整えることで、図面を体系的に探しやすくなります。
フォルダを順にたどる方法に加え、図番などの基本情報を使って、ファイル名を直接検索することも可能です。
まずは、既存のフォルダ階層とファイル名を確認し、検索に必要な情報がファイル名に含まれているか、フォルダ構成が整理されているかを見直してみましょう。
図面のフォルダ構成やファイル名の具体的な整理方法については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
品名や材質など、図面に書かれた文字から探すならOCR
ファイル名に含まれる情報だけでなく、図面そのものに記載されている文字を手掛かりに探したい場合もあります。
例えば、品名や材質など、ファイル名には含まれていない情報から図面を探したい場合には、OCRで図面内の文字情報をデータ化し、検索できるようにする方法が有効です。
また、OCRを利用すれば、既存のフォルダ構成を変更したり、ファイル名に情報を追加したりせず、図面内から読み取ったテキストデータを検索に利用できます。
そのため、既存のファイル名を一つずつ見直すことが難しい場合にも、効果を実感しやすくなります。
OCRの利用を検討する場合、着目したいのが表題欄や部品表です。
図面の種類にもよりますが、表題欄には図番や図面名称などが一定の形式で記載されていることが多く、検索の手掛かりとなる情報を取得しやすい部分です。
また、製造業の組立図などに記載される部品表にも、検索に役立つ情報が含まれています。これらの情報をOCRでデータ化し、検索に利用できるようにすることで、ファイル名だけでは見つけにくかった図面も探しやすくなります。
たとえば、図面の表題欄や部品表には、次のような情報が記載されていることがあります。
- 図番
- 品名・図面名称
- 材質
- 部品名・部品番号
- 縮尺
- 改訂番号・改定日
これらの文字情報をOCRで読み取ることで、検索の手掛かりにできる場合があります。
ただし、OCRは図面に記載された文字情報をデータ化するための方法です。
そのため、図面に書かれていない情報や、描かれた形状や構造そのものを検索可能にすることはできません。
また、古い図面や手書きのメモなどでは、文字の大きさ、画質、汚れ、かすれなどによって、正しく読み取れない場合があります。
そのため、読み取った情報を検索に利用する際は、元の図面と照合し、精査するなど、OCRの読み取り精度を踏まえた運用も考えておくとよいでしょう。
顧客名や設備名など、図面に紐づく情報から探すなら台帳・メタデータ管理
図面を探すときの手掛かりは、必ずしも図面そのものに書かれているとは限りません。
例えば、次のような属性情報から図面を探したい場面では、図面とは別に属性情報を管理し、紐づけることで検索できるようにする方法が考えられます。
- 顧客名
- 設備名
- 工場名・施設名
- 製品名・製品群
- 案件名・工事名
顧客名や設備名などの属性情報を使って図面を検索できるようにするには、これらの情報を台帳として整理し、図面番号やファイル名など、図面ファイルを特定するための情報と紐づけて管理する方法があります。
例えば、顧客名や設備名で台帳を検索し、該当する図面番号やファイル名から目的の図面を見つけることができます。
具体的な管理方法としては、Excelなどで台帳を作成するほか、データベースや文書管理システムのメタデータを活用する方法があります。
ただし、台帳やメタデータを活用する場合は、図面の追加や改訂に合わせて、登録情報も更新していくことが重要です。
情報が古いままだと、目的の図面を正しく見つけられない場合があります。
また、属性情報の登録や更新には一定の手間がかかるため、最初からすべての情報を管理しようとするのではなく、検索によく使う項目から整備していくとよいでしょう。
「この図面に似た図面」を探すなら類似図面検索
ここまで紹介した方法は、図番や品名、顧客名など、主に文字や属性情報を手掛かりに図面を探すものでした。
一方、図番や品名などが分からなくても、図面の形状や特徴を手掛かりに、似た図面を探したい場合があります。
そのような場合に活用できるのが、類似図面検索です。
例えば、次のような場面で有効です。
- 手元にある図面と形状が似ている過去の図面を探したい
- 図番や品名が分からない図面を、形状を手掛かりに探したい
- 過去に設計した類似部品の図面を探し、設計の参考にしたい
例えば新しい部品を設計する際、過去の類似部品の設計を参考にしたい場合があります。
しかし、過去に似た形状の部品を設計したことは分かっていても、図番や品名が分からず、目的の図面を見つけられないことがあります。
このような場合、手元の図面をもとに形状や特徴が近い図面を探せれば、既存の設計内容を確認し、新たな設計の参考にすることができます。
類似図面検索は、こうした過去の設計事例の調査や、既存設計の再利用を効率化したい場合に有効な方法です。
「こういう内容の図面」を探すなら図面解析AI
近年では、AIを使って図面に描かれた部品や設備、記号などを認識し、その情報を検索に活用する技術も登場しています。
図面を解析して得られた情報を検索条件として利用することで、従来の文字情報や属性情報だけでは探しにくかった図面も、見つけやすくなる可能性があります。
例えば、次のような場面での活用が考えられます。
- 特定の部品や構成要素が含まれる図面を探したい
- 特定の設備や機器が描かれている図面を探したい
- 特定の記号が使われている図面を探したい
例えば、設備の改修や保守を行う際に、特定の機器が描かれている図面を探したい場合があります。
図面解析AIで機器を認識し、その情報を検索に利用できるようにしておけば、図面を一枚ずつ確認しなくても、該当する機器が描かれた図面を絞り込めるようになります。
ただし、AIが認識できる対象や精度は、使用する技術や図面の種類によって異なります。
また、解析した情報を検索に利用するための仕組みも必要です。
図面解析AIは、従来の検索方法をすべて置き換えるものではありません。
図面に描かれた内容を手掛かりに検索したい場合の、新たな選択肢の一つとして考えるとよいでしょう。
まとめ｜図面の探し方は一つではない。まずは「何を手掛かりに探したいか」を整理する
ここまで、図面を探しやすくするための仕組みとして、フォルダ・ファイル名の整理、OCR、台帳・メタデータ管理、類似図面検索、図面解析AIを紹介しました。
必要な図面を見つけやすくするためには、必ずしも高度な検索システムやAIが必要なわけではありません。
何を手掛かりに図面を探したいのかによって、適した仕組みは異なります。
まずは、次の点を整理してみましょう。
- どのような図面を探したいのか
- 何を手掛かりに探したいのか
- 現在の図面や管理情報に、検索の手掛かりとなる情報があるか
- その情報を検索に利用できる状態になっているか
例えば、図番を手掛かりに探したいのであれば、ファイル名の付け方を見直すだけでも、図面を見つけやすくなる場合があります。
一方、図面に記載された文字や、図面に紐づく属性情報を手掛かりにしたい場合には、OCRや台帳・メタデータ管理などの仕組みが選択肢になります。
さらに、図面の形状や描かれた内容を手掛かりにしたい場合には、類似図面検索や図面解析AIの活用も考えられます。
大切なのは、最初から特定の技術やシステムを選ぶのではなく、何を手掛かりに、どのような図面を探したいのかを明確にすることです。
図面検索の効率化は、単に図面を見つける時間を短縮するだけでなく、過去の設計情報の再利用や、設備の保守・管理などにもつながります。
必要な図面を必要なときに見つけられる環境を整えることが、蓄積された図面を業務に活用するための第一歩となります。
