「電子化は節約術！」
書類を探す時間を削減し、経費削減に繋げよう

一日に書類を検索している時間は1日20～30分とされています。これを自社で置きかえると、年間で何時間の時間ロスになるかを計算してみましょう。例えば、1日30分として、月に20日働いたとすると、月間の検索時間は600分 ( =10時間!  )、年間では120時間にもなります。これが企業全体で積み重なると、莫大な経費ロスとなります。

例えば、100人規模の中小企業を例にとると、年間でおよそ12,000時間もの時間ロスに。時給2,000円の人だった場合、2,400万円もの経費ロスとなります。このように、書類を探す時間は、大きな経費ロスになることが分かります。

時間ロスを削減するためには、書類の電子化が有効です。電子化することで、書類を探し出す時間や人件費を削減できます。電子化によって1日あたりの探索時間を20分減らせば、月間での時間ロスを大幅に減らせます。

例えば、前述の条件で算出すると、100人規模の企業の場合、年間では1,600万円の経費削減が期待できるのです ( 1/3時間×20日×100人×12か月×2,000円=16,000,000円 ) 。

書類の電子化はコストがかかりますが、時間ロスを削減できるため、経費を削減する効果があります。また、ファイリングにかかる時間の削減にもなるため、業務の効率化による費用対効果もあります。

書類を電子化することには、時間に関わる経費の削減だけでなく、スペースの節約や、アクセス制限によるセキュリティの向上など、多くのメリットがあります。電子化には、コストはかかりますが、長期的な視野で見れば、節約になるのです。