ドキュメントセンターの開設支援

ドキュメントセンターを自社内に開設!

導入前の課題 ドキュメントセンター業務のノウハウがなかった
実施内容 ドキュメントセンターの開設支援
導入効果 情報共有がしやすくなり、テレワーク環境が整った

ご導入内容とお客様の状況

お客様:専門商社A社様
内容:ドキュメントセンターの開設支援
作業体制:センター長、運営チームともにお客さま社員の方による体制
立上げ期間:3か月

導入前の課題と導入の経緯

業務効率化と、書類の保管スペースの有効活用を目的に、ドキュメントセンターを開設するためのプロジェクトが発足されました。
しかし、書類の電子化のノウハウやドキュメントセンター開設のノウハウがなく、また3か月という短い期間でセンターを開設しなければならないという課題がありました。

そこで、導入実績のあった当社に、センター開設支援を委託。まずは、電子化の対象部門・対象書類を絞ってトライアルを行い、トライアルの結果を検証しながら、範囲を拡大していくという進め方となりました。

<ドキュメントセンター立ち上げまでのステップ>

  1. トライアルの対象部門を選定。
  2. 対象部門にて保有文書の調査を行い、対象書類を選定(電子化の必要性が高く、量の多い文書を対象とする)。
  3. トライアルの結果を評価しながら、対象の部門や書類を拡大。
オフィスで書類を運ぶ

実施内容

対象書類選定のための調査
  • 対象部門ヒアリング、調査結果まとめ
  • 対象書類決定
電子化運用ルールの確立
  • 下記要件にもとづき運用ルールの確立
センター構築支援
  • 作業工数(人数)・什器数・スペース算出
  • センター内レイアウト図作成
  • 機器類の選定
電子化作業マニュアルの作成
  • 電子化作業の仕様決定(ファイル名の検討、工程管理システムの要件定義を含む)
  • 電子化作業の手順の確立

工程管理システムの構築

  • 機能をA社様向けの作業工程に合わせてカスタマイズ


<要件>

作業における要件
  • 日次で、対象部門からの書類を受け付ける
  • 電子化するものと、電子化しないもの(そのまま倉庫に移管するもの)に仕分ける
  • 電子化し、PDFデータを作成する
  • 文書管理システムに検索キーとPDFデータを登録する
運用における要件
  • 電子化後の紙原本を倉庫に移管する
  • 電子化せずに移管するものは、センター内にて一時保管し、定期的に倉庫に移管する
  • 電子化後は廃棄とする書類は、センター内にて一時保管し、定期的に廃棄する
  • 倉庫に移管した紙原本の取り寄せ対応を行う
 

ドキュメントセンターの概要

<ドキュメントセンターの概要>

  • 各部門から宅配便や社内便などで送付された書類の受付
  • 書類の電子化
  • 文書管理システムへの登録
  • 原本の倉庫移管
  • 原本の廃棄
  • 原本の倉庫取り寄せ対応


<運用イメージ>

ドキュメントセンター業務のフロー図

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

<委託したことによる効果>

  • ドキュメントセンターを滞りなく無事に開設できた。
  • 工程管理システムや、ノウハウの継承により、内製化でありながら質の高い電子化作業ができている。


<電子化による効果>

  • 遠隔地からでも、情報を参照できるので全社で情報の共有がしやすくなった。
  • 電子化が進み、文書管理システムを有効に活用。業務効率化およびテレワーク促進が図れた。
  • 各部門での保管費用を削減できた。
  • アクセス権限や持ち出しの制限が機械的に管理できるので、文書のセキュリティ管理を厳格に行える。
  • 電子データと紙原本を別の場所で保管しているので、災害等によって書類が失われるリスクが低減できる(BCP対策)。


<ドキュメントセンター開設の効果>

  • 各部門の書類をドキュメントセンターで集中管理することで、確実に保管できている。また規定に定められた保存年限に従い、破棄も確実に行えている。文書管理のレベルが向上した。
  • 各部門での書類保管が不要になり、スペースを有効活用できるようになった。
  • 『障害者雇用』や『高齢者雇用』の促進につなげられる。

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