ドキュメントセンターの開設支援

業務効率化と、書類の保管スペースの有効活用を目的に、ドキュメントセンターを開設するためのプロジェクトが発足されました。
しかし、書類の電子化のノウハウやドキュメントセンター開設のノウハウがなく、また3か月という短い期間でセンターを開設しなければならないという課題がありました。

そこで、導入実績のあった当社に、センター開設支援を委託。まずは、電子化の対象部門・対象書類を絞ってトライアルを行い、トライアルの結果を検証しながら、範囲を拡大していくという進め方となりました。

＜ドキュメントセンター立ち上げまでのステップ＞

1. トライアルの対象部門を選定。
2. 対象部門にて保有文書の調査を行い、対象書類を選定（電子化の必要性が高く、量の多い文書を対象とする）。
3. トライアルの結果を評価しながら、対象の部門や書類を拡大。

＜要件＞

＜ドキュメントセンターの概要＞

• 各部門から宅配便や社内便などで送付された書類の受付
• 書類の電子化
• 文書管理システムへの登録
• 原本の倉庫移管
• 原本の廃棄
• 原本の倉庫取り寄せ対応

＜運用イメージ＞

お客さまにあげていただいた導入効果です。

＜委託したことによる効果＞

• ドキュメントセンターを滞りなく無事に開設できた。
• 工程管理システムや、ノウハウの継承により、内製化でありながら質の高い電子化作業ができている。

＜電子化による効果＞

• 遠隔地からでも、情報を参照できるので全社で情報の共有がしやすくなった。
• 電子化が進み、文書管理システムを有効に活用。業務効率化およびテレワーク促進が図れた。
• 各部門での保管費用を削減できた。
• アクセス権限や持ち出しの制限が機械的に管理できるので、文書のセキュリティ管理を厳格に行える。
• 電子データと紙原本を別の場所で保管しているので、災害等によって書類が失われるリスクが低減できる（BCP対策）。

＜ドキュメントセンター開設の効果＞

• 各部門の書類をドキュメントセンターで集中管理することで、確実に保管できている。また規定に定められた保存年限に従い、破棄も確実に行えている。文書管理のレベルが向上した。
• 各部門での書類保管が不要になり、スペースを有効活用できるようになった。
• 『障害者雇用』や『高齢者雇用』の促進につなげられる。