完成図書・図面の電子化（出張作業）

お客さまは、製造設備の運用を担当する部門として、過去の完成図書や図面を参照する機会が多くありました。しかし、完成図書や図面は持ち出しができず、保管されている拠点でしか確認できなかったため、トラブル対応などで詳細な情報が必要になるたびに、遠方の拠点へ出張して現地で確認する必要がありました。

紙の完成図書や図面は、全国の事業拠点ごとに分散して保管されており、本社や他拠点から確認することができませんでした。そのため、技術者は、完成図書や図面が保管されている拠点へ出張し、現地の書庫で必要な資料を探す必要がありました。移動時間に加え、目的の資料を探す手間もかかるため、設備情報の確認に多くの時間と労力を要していました。

お客さまは、各拠点で保管している完成図書や図面を、本社や他拠点からも活用できるようにするため、電子化を検討していました。しかし、各拠点に保管された紙資料には持ち出し制約があり、社外へ搬出するには煩雑な手続きが必要でした。そこで、資料を拠点外へ持ち出さず、保管先の現地でスキャニングを行う出張作業によって電子化を進める方針としました。

この方針に沿って、出張作業に対応できるスキャニング代行会社の中から複数社に相見積もりを依頼し、比較検討した結果、当社のサービスをご採用いただきました。また、電子化の費用対効果を見極めるため、完成図書や図面の利用頻度の高く、電子化による時間削減効果を測りやすい拠点から取り組みを開始しました。対象文書の点数を絞り込み、現場担当者が利用頻度の高い完成図書や図面を優先的に選定し、代表的な拠点から順次電子化を進めることになりました。

お客様にあげていただいた導入効果です。

• 完成図書・図面の参照に要する時間を短縮できた
  PCから必要な図面に迅速にアクセスできる環境が整い、閲覧者が現地拠点へ赴くことなく技術資料を確認できるようになりました。その結果、完成図書や図面の確認にかかる時間を短縮できました。

＜電子化プロジェクトを進めるうえでの効果＞