完成図書の電子化

お客さまは完成図書を自社で電子化し、原本は書庫に保管。電子化した完成図書を納品後の顧客からの問い合わせ対応や、新たな機械の開発のために閲覧しています。
ところが、お客さまが電子化した完成図書には、画像がつぶれて、必要な部分が判読できない事象が頻繁に発生していました。そのため、結局原本をみるために、書庫に探しに行かなくてはなりませんでした。そこで、書庫に探しに行く手間を省力化するため、質の良いデータを作成することを目的にスキャニング代行会社に依頼することになりました。

また、原本として保管する完成図書の中には、外注先から入手した紙が原本になっている資料もありましたが、所在が分からなくなっていたものがありました。出し入れの際の紛失を抑制するために、電子データを活用して、原本の紛失リスクを抑えたいという狙いもありました。

以下が決め手となりました。

•  他社と比較して、品質と価格のバランスが優れていたこと
  他社と比較して、費用面で安く提供できる会社もありましたが、当社の高品質なデータを作成するための仕組みや体制について評価いただき、当社サービスの導入につながりました。
  当社の品質管理体制についてはこちらをご覧ください。

 

• 業務都合にあったタイミングで書類を預けられたこと
  お客さまからヒアリングした利用状況から、完成図書は突発的に参照が必要になることが分かりました。対象を一度に全てお預かりしてしまうとお客様の業務に支障が生じるため、１週間の作業分ずつに分割して完成図書をお預かりし、翌々週にご返却するサイクルで作業を実施しました。
• 既存の保管ルールに則したデータづくりができること
  電子化後のデータを、既存の電子データと同じように検索できるように、フォルダ階層やファイル名など、お客様に元々されていた電子化ルールを丁寧にヒアリングして仕様の組み立てを行いました。

以下の要件で実施しました。

お客様にあげていただいた導入効果です。

• 判読できない画像がなくなったため、原本を探しに行く手間がなくなりました。
• 顧客からの問い合わせに対し、自席のPC画面上ですぐに確認できるため、迅速に対応できるようになりました。
• 原本の取り出しが不要になり、紛失のリスクを回避できます。
• 電子データになり離れた場所からも見られるようになったため、テレワークにも非常に役立っています。