工事報告書類の電子化

書類の電子化でペーパーレス化レイアウト変更を実現!

導入前の課題 キャビネットに保管している書類レイアウト変更の妨げになっている
導入の決め手 他社と比較して、セキュリティ体制が優れていたこと
導入効果 書類のスペースを削減し、オフィスのレイアウト変更を円滑にすすめられた

ご導入内容とお客さまの状況

お客さま 建設会社A社様
対象文書 工事報告書類(A0、A1、A3、A4) 図面および一般文書
数 量 約8万枚
作業期間 2か月

導入前の課題

お客さまは働き方改革の一環としてに事務所のレイアウト変更を計画していました。
しかし、散在している大量の書類が計画の妨げになっていました。

なかでも工事報告書類の保管についてはこのような課題がありました。

  • 工事報告書類など大量の図面や書類を保管するスペースが、執務室を圧迫している。
  • 古い書類整理しきれていないまま、保管されている。
  • 必要な時にすぐに見つからない、すぐに取り出せない

そこで工事報告書類のPDF化を検討することになりました。

建設現場のクレーンと建物


導入の経緯

PDF化の検討期間の中で、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、お客さまの予算や方針などに変化がありました。そこで当社はお客さまと、協議を重ねて予算に合わせた仕様づくりを実施。お客さま側でも対象範囲を再考いただき、予算内での工事報告書類のPDF化を実現しました。

 

 

導入の決め手

以下が決め手となりました。

 

  • 書類が探しやすくなること
    費用を抑えて検索しやすくできることを評価いただきました。使用頻度の低い書類は、ファイル名やフォルダ構成のみで検索できるように作成。また、使用頻度が高い書類は、費用がかかる管理台帳の作成や文書管理システムの導入は行わず、OCRによってある程度全文検索をできるようにしました。OCR処理については誤認識が発生するため、意図したキーワードを完全に網羅した検索結果が得られるとは限りませんが、ご了承のうえで導入いただいています。

 

 

作業の概要と作業期間

以下の要件で実施しました。

 作業場所  当社(東京都大田区)
 書類の引き取り・返却

1回に集約当社社員による配送便

 電子化の仕様
  •  以下の単位で1ファイルとするマルチページPDF
    •  バインダ綴じの一般文書は原則タブ見出し
      (仕切り紙)ごとに1ファイル

    • 図面は図面番号ごとに1ファイル

  •  解像度300dpi
  •  一般文書のみ以下の仕様を適用
 納品の仕様
  • 以下をファイル名に付与
    • 一般文書は原則タブ見出し(仕切り紙)の
      タイトル

    • 図面は図面番号

  • 保存箱単位のフォルダに、冊子単位のファイルを格納

納品方法 DVD-R
原本の取り扱い お客さまの検収完了後に機密溶解処理にて廃棄
作業期間 2か月

 

 



インデックス(タブ見出し)
タブ見出し(仕切り紙)ごとにファイルを分割するという仕様でPDFファイルを作成しました

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です

  •  電子化することで工事報告書類を廃棄でき、保管スペースを削減することができました。保管場所を考慮する必要がなくなり、オフィスのレイアウト変更が円滑に進められました。
  •  PDF化作業の事前確認工程の中でCDが見つかるなど、棚卸しができました。
  •  紙では探すのが大変でしたが、電子化することで工事報告書類が探しやすくなりました。

 

当社の透明テキスト付PDF作成サービスについてはこちらをご覧ください(当社コーポレートサイトが開きます)。

►透明テキスト付PDF作成サービス

 

書類の保管状況を伺ってから、ご要望に沿ってお見積もりします。
サービスに関する質問などお気軽にお問い合わせください。
「どのように電子化を進めたらよいか」のご相談も承っております。

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