特許出願資料の電子化

導入前の課題

過去の特許出願資料を取り寄せる、手間と時間を削減したい

文書の保管コストを削減したい

導入の決め手

包袋単位で電子化ができること

書庫から直接書類の搬出ができること

お客さまが保有のEXCELリストと突合すること

導入効果

特許に関する業務処理のスピード化を実現

特許出願資料に占有されていたスペースが有効に活用できる

ご導入内容とお客さまの状況

お客様:大手自動車メーカーB社様
対象文書:特許出願資料(メモ書きからA2サイズの図面まで様々なサイズの書類が混在)
数量:約180万枚、約550箱
作業期間:2.5カ月

導入前の課題

特許出願資料(包袋)は書庫に保管されていました。
そのため、資料を閲覧したい場合、対象の包袋資料を箱ごと書庫の管理部門に箱ごと出庫依頼をして取り寄せていました。しかし、以下のような課題がありました。

  • 閲覧の度に、書庫から取り寄せる、手続きの手間と時間を削減したい。
  • 書庫管理部門の従業員の業務負担を減らしたい
  • 保管している書類が書庫の保管スペースを圧迫しており、保管コストを削減したい。

これらの解決のために、当社のスキャニングサービスを導入いただきました。

導入の決め手

包袋単位で大量文書の電子化ができること、書庫から 直接書類を運び出せることなど以下の要件で実施したいというご要望がありました。

  • スキャニングデータは  包袋(封筒)番号でファイル名を作成すること。
  • お客さまがEXCELで保有されていたリストと突合すること。
    ※お客さま保有のリストと付け合わせることにより、コストを抑えてより精度の高いデータを作成できます。
  • ジェイ・アイ・エム セキュリティ便(書庫 当社ドキュメントセンター間)による資料搬出。

納品仕様

 イメージデータ  PDFファイル(包袋(封筒)単位で1ファイルとするマルチページ)
 リサイズ  A4よりも大きいイメージはA4サイズに縮小
 納品メディア  DVD
 読取り方式  手置き・自動紙送り混在

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

  • 過去の特許出願資料の検索が迅速に行えるようになり、特許に関する業務処理のスピード化を実現した。
  • 書庫管理部門の業務負担も軽減され、人件費の削減になった。
  • 電子化した書類を廃棄して、今まで特許出願資料で占有されていたスペースを有効に活用できるようになった。