BCP(事業継続計画)対応のための文書電子化

導入前の課題 BCP対応として社内で電子化を進めていたが、なかなか進まない
導入の決め手 大量の文書の電子化できること、オンサイトでできること
導入効果 重要文書を電子化することでリスクの分散、BCPに役立てられる

お客様の状況

お客様:大手電機メーカーA社様
対象文書:設計図書
数量:約600万枚

導入前の課題

災害により重要文書が破損や紛失等で取り出せず、事業の継続が困難になってしまうことを想定し、BCPとして重要文書の電子化を進めていました。しかし、日常の多忙な業務の中で、作業が一向に進みませんでした。また、電子化に着手する上でこのような課題がありました。

  • 設計図書は全部署にまたがり保管されているため、取りまとめて電子化をするのは困難。
  • 対象文書を使用する事が多く、日常業務で頻繁に使用している文書なので、持ち出し~返却までの作業サイクルを短くする必要がある。
  • 対象文書は貴重な情報資産なので外部への持ち出しはできない。
  • 事業継続のための重要文書なので、入出庫の管理を厳重に行う必要がある。
ファイル

導入の決め手

大量文書の電子化ができること、社外への持ち出しができないためオンサイトで行う(お客様社内でスキャニングを実施する)ことなど、以下の要件で実施したいというご要望がありました。

  • 対象文書が日常業務で頻繁に使用している資料のため、お客様社内に専用機材と専門スタッフチームを出張させること(オンサイト方式)。
  • 各部署への資料引き取り、スキャニング、データ納品、資料返却のサイクルを1週間とすること。
  • 電子化の作業中に、現場部門が対象資料を取り寄せることができること。
  • 電子化のために持ち出した対象文書は、必ずもとのあった場所に戻すこと。
オフィスの様子

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

  • 重要文書を電子化し、電子データを別の場所に設置しているサーバーに保存することでリスクを分散、情報資産を守ることができる。
  • 日常業務内で電子化を進めることは非常に困難だったが、外部委託することで、計画的に推進。
  • 長期間持ち出せない資料だったので、出張スキャンやピッキング対応での電子化がマッチしていた。
オフィスの様子